De flesta optiker kan bekräfta att rätt bemanning av nyckelpersoner är en utmaning. Om en optiker är sjuk, tar semester, har slutat eller är föräldraledig uppstår omedelbart en utmaning om hur man ska hantera avtalade och framtida synundersökningar.
Att bli av med kunder på grund av bristande bemanning av optiker kan innebära förluster på flera tusen kronor. Det är därför kritiskt viktigt att ha en bra plan med extern bemanning för att upprätthålla en god och lönsam verksamhet året runt.
När vi vet att den genomsnittliga optikern kan generera ca 1 000 kronor per timme i undersöknings arvode samt intäkter från synhjälpmedel, blir frånvaron av optiker kritisk. Dessutom kan man riskera förlorat rykte och i värsta fall att nya potentiella kunder hittar vägen till en annan butik med tillgängliga optiker.
När en optiker är frånvarande måste man överväga vad som kan göras för att minska antalet avbokningar. Ibland innebär detta att man måste trycka in patienterna i andra optikers scheman eller flytta patienter till andra tillgängliga tider. Detta är en tidskrävande, logistisk utmaning på dagar då alla tider är bokade.
Om man måste avboka en tidsbeställning måste alltid ett annat ledigt tid erbjudas under veckan för att inte riskera att kunden väljer en annan butik.
Flexibel bemanning
Se till att ha avtal med ett bemanningsföretag som känner till din butik och som har resurser att avlasta med kort varsel. Gör även avtal i god tid innan behovet uppstår för planerad frånvaro, som exempelvis föräldraledighet , studier och semester.
En bemanningspartner kan enklare bistå på kort och lång sikt om det finns goda relationer etablerade och om det har genomförts tester för att se om byrån har optiker som passar in i din verksamhet och dess kultur.
Här är några andra viktiga aspekter som butiksägare bör överväga för att säkerställa en jämn verksamhet under året:
Flexibel arbetsplanering:
Utveckla en flexibel arbetsplan som tar hänsyn till dina och optikernas individuella behov och preferenser.
Implementera rotationssystem för att jämna ut arbetsbelastningen, särskilt under hektiska perioder.
Sjukfrånvaro:
Upprätta en tydlig och inkluderande sjukfrånvaro inriktning.
Överväg att implementera rotation av optiker från andra butiker i kedjan vid långvarig sjukfrånvaro.
Semester:
Planera semester i god tid och kommunicera tydligt om semesterperioder.
Skapa en reservlista med kvalificerade vikarier för att täcka optikernas frånvaro.
Föräldraledighet/Vakanser:
Ha tydliga riktlinjer för frånvaron och underlätta en smidig övergång då frånvaron är tillfällig.
Uppmuntra till öppen kommunikation för att hantera oförutsedda situationer med längre framförhållning.
Samarbeta med bemanningsföretag:
Ingå i ett strategiskt samarbete med ett pålitligt bemanningsföretag specialiserat på hälso- och sjukvårdspersonal.
Se till att bemanningsföretaget har kvalificerade optiker tillgängliga vid behov.
Utbildning och informationsdelning:
Implementera ett effektivt utbildningsprogram för att säkerställa att konsulter kan anpassa sig till butikens rutiner och arbetsmetoder.
Skapa en plattform för kontinuerlig kunskapsdelning bland personalen för att förbättra teamets samlade kompetens.
Incitament för flexibilitet:
Erbjud incitament för optiker som är villiga att ta extrapass under hektiska perioder.
Ge extra semester eller flexibla arbetstider som belöning för extra ansträngning.
Utvärdering och anpassning:
Genomför regelbundna utvärderingar av bemanningsstrategier för att identifiera förbättringsområden.
Bjuda in din samarbetspartner inom bemanning att delta i utvärderingen. De har ofta bra lösningar och bred erfarenhet av bemanning.
Var öppen för feedback från personalen för att justera och anpassa planerna efter behov.
Att upprätthålla en stabil och kvalificerad bemanning av optiker är avgörande för varje optikerbutik och kräver noggrann planering och ett proaktivt tillvägagångssätt.
Kontakta gärna oss på Optoteam för att diskutera en presentation av hur vi kan hjälpa dig med bemanningen av din butik.
Är du optiker och vill jobba hos oss eller har du ett företag som behöver optiker?
Undrar du om du får rätt lön som optiker? Ladda ner vår löneguide som ger dig statistik över optikers löner.
